Sur Office 365 Éducation
Les données sont supprimées 6 mois après la fin de la scolarité ou des rapports de travail avec la possibilité d’exporter ses données sur un compte personnel.
Sur iCloud Edu (ASM)
Les données sont supprimées 90 jours après la fin de la scolarité ou la fin des rapports de travail.

Aux utilisatrices et aux utilisateurs selon les contrats-cadre, les avis de droit et les conditions de partage.

Un module Microsoft permet de grouper les types de personnes sous forme de groupes : groupes d’enseignants, d’élèves d’un établissement. Ces listes peuvent être appelées depuis plusieurs applications (Teams, Outlook), mais restent cloisonnées par établissement. 
Ce service est réservé aux différentes directions.
Seule la DGEO est habilitée envoyer un courriel à tout le monde.
Le courriel n’est pas activé sur iCloud edu.

Les administrateurs du Centre de l’Informatique Pédagogique de l’Enseignement (CIPEO).
Le Groupe Éducation Numérique (GrEN) et les personnes-ressources (réinitialisation des mots de passe).
Les personnes listées ci-dessus sont soumises aux règles de confidentialité.

Les administrateurs du Centre de l’Informatique Pédagogique de l’Enseignement Obligatoire CIPEO (soumis aux règles de confidentialité).
Remarque : les parents n’ont pas d’accès à Office 365 Éducation.

Seul le corps enseignant peut créer de nouvelles conversations. Par défaut, le propriétaire administre et modère les conversations. Les enseignantes et les enseignants sont donc modératrices et modérateurs.
Les équipes des élèves sont générées et synchronisées sur la base des données de l’établissement.

Après l’annonce de la fin de service d’Educanet2.ch, le département a effectué une analyse complète du marché en tenant compte de nombreux critères (compatibilité avec le système d’information, compatibilité avec les systèmes d’exploitation utilisés, adéquation avec les besoins, contrat-cadre PRIVATIM, localisation des données, coût de la solution). Après un projet pilote, le choix de s’est porté sur la solution Office 365 Éducation.
Des conseils ont également été pris auprès de notre l’Autorité de protection des données et de droit à l’information (APDI).

La DGEO a déployé l’outil Office 365 Éducation au cours de l’année 2020, durant la période de semi-confinement. Des comptes utilisateurs ont été attribués au corps enseignant et aux élèves dès la 7e année scolaire, avec des recommandations et des aménagements particuliers pour les élèves de la 7e à la 8e année. Les comptes des élèves disposent de fonctionnalités volontairement réduites. Les élèves ne peuvent pas initier de nouvelles conversations, créer des équipes Teams. Les enseignantes et les enseignants font également partie de ces équipes. Les courriels des élèves de 7 à 8e ne peuvent pas être atteints depuis l’extérieur de l’écosystème edu-vd.ch
Les utilisateurs et les équipes de classes sont créés et synchronisés automatiquement depuis le référentiel scolaire.
Voici la liste des outils actuellement mis à disposition : Outlook, OneDrive, OneNote, Teams, Sharepoint et Office en ligne.

iCloud Edu :
code numérique.
4 chiffres cycle 1 et 2 (1e à 8e)
6 chiffres cycle 3 (9e à 11e)
Microsoft 365 :
6 caractères alphanumériques au minimum, comprenant au moins un chiffre et une lettre.

Les services utilisés au sein de la scolarité obligatoire sont utilisés uniquement à des fins pédagogiques, toute gestion administrative (absences, relevé des notes, …) et données sensibles en étant exclue.
Les données personnelles et sensibles et leurs usages sont définies sur cette page. 
Office 365 Éducation
Un contrat cadre a été établi entre educa et Microsoft pour répondre aux exigences de Privatim, la conférence des Préposés suisses à la protection des données.
iCloud edu
Les termes et conditions d’iCloud figurent sur 
https://www.apple.com/chfr/legal/internet-services/icloud/fr/terms.html https://www.apple.com/legal/education/apple-school-manager/ASM-CH-FR.pdf
Un accord complémentaire entre le préposé à la protection des données du canton de Zurich et Apple a été élaboré afin d’offrir une solution garantissant l’applicabilité du droit suisse et le for de Zurich sur les contrats individuels entre les établissements d’enseignement et Apple Distribution International Ltd.
Un avis de droit a été également établi sur la demande de la DGEO.