Les données personnelles et les données personnelles sensibles

Toutes les données sont susceptibles d’être mises à disposition sous forme numérique afin de collaborer à des projets pédagogiques, d’échanger entre collègues, d’organiser des activités pédagogiques ou lors de la transmission d’informations avec la direction ou les parents.

Afin de protéger au mieux ces données et de les partager de la manière la plus sûre, des cartes avec questions et réponses sont mises à votre disposition.

Vous trouverez parfois des icônes de couleurs au début d’une réponse. Elles permettent de se rendre compte rapidement s’il est possible de publier cette information sur un support numérique.

Les informations peuvent être publiées.

Les informations peuvent être publiées sous certaines conditions, a minima protégées par un mot de passe (celui de la plateforme, de l’ordinateur …).

  Les informations ne doivent en aucun cas être publiées.

Les différentes catégories de données

Le corps enseignant est amené à traiter toutes sortes de données en lien avec les élèves et leur famille. Les différentes catégories de données ne sont pas soumises aux mêmes restrictions de traitement.

Les données non personnelles

Ce sont les données qui ne font pas référence à une personne en particulier.

✅ Lorsqu'on parle du travail de mathématique d'une classe de manière générale ou de la rédaction d'élèves sans en nommer aucun, ainsi que la présentation et le matériel de cours ou les horaires et calendriers.

Les données personnelles

Les données personnelles sont liées à une personne identifiée ou identifiable.

⚠️ Lorsqu'on parle du travail non évalué d'une élève, d'une présentation qui est expressément rattachée à un élèves, la liste des élèves de la classe ...

Les données personnelles sensibles

Ce sont les données personnelles qui touchent à la sphère intime de la personne.

❌ Les informations relatives à la santé physique ou mentale des élèves, ainsi que tout type d'appartenance (religieuse, politique, ethnique ...), les éventuelles mesures administratives prises à l'encontre de l'élève ...

Les données soumises au secret de fonction

Ce sont les informations obtenues dans le cadre de sa fonction.

❌ Les difficultés familiales des élèves, les difficultés d'apprentissage, les certificats médicaux ...

Règlement d'usage

Stockage des données

Les données peuvent être stockées sur différents supports tels que les ordinateurs ou des clouds éducatifs sous contrat particulier avec le canton (Office365 edu-vd.ch, iCloudEdu, …).

Même si Office365 edu-vd.ch et iCloudEdu ont des contrats spécifiques pour leur utilisation pédagogique, il n’est pas possible d’y déposer toutes les données.

Il est possible de stocker les différents types de données sur un ordinateur muni d’un mot de passe sur une session personnelle et qui ne sauvegarde pas ces données sur un cloud. Les données doivent être détruites lorsque elles ne sont plus utiles.

Est-ce que je peux partager sur un cloud éducatif l'horaire ou un calendrier/agenda de classe ?

Oui

✅ Ces éléments ne comportent pas de données personnelles et sensibles.

Puis-je conserver des listes de classe, d'adresses et de numéros de téléphone ?

Oui

✅ Du moment que ces listes, qui comportent des données personnelles, sont protégées par un mot de passe et qu'elles ne sont pas gardées à la fin de l'année scolaire ou à la fin d'un cycle.

Puis-je stocker les décisions de dispense (de sport, par exemple) de mes élèves ?

Cela dépend des informations contenues dans les dispenses.

⚠️ Oui, si l'accès aux dispenses est protégé par un mot de passe (ouverture de session ou mot de passe de l'ordinateur). Ces dispenses sont des données personnelles si elles concernent les activités extrascolaires des élèves. ❌Ce sont des données sensibles si elles sont en lien avec des raisons médicales ou religieuses.

Est-ce que je peux stocker les données d'un cloud éducatif sur un autre cloud ?

Non

❌ Office365 edu-vd et iCloudEdu ont un contrat particulier avec le canton de Vaud qui assure un traitement des données conforme à la LPrD (loi du 11 septembre 2007 sur la protection des données personnelles), en ayant par exemple un for juridique en suisse.

Combien de temps les données peuvent-elles être stockées sur une plateforme ou un appareil ?

Les données ne doivent pas être conservées au-delà de la limite de ce qui est nécessaire dans la pratique de l'enseignement.

⚠️ Dès que l'enseignant·e n'a plus une classe, par exemple à la fin d'un cycle, toutes les données relatives aux élèves en sa possession doivent être effacées. Ces données, si elle doivent être conservées, doivent l'être dans le dossier papier de l'élève qui se trouve au secrétariat.

Est-ce que je peux stocker les procès-verbaux (PV) des entretiens avec les parents d'élèves sur un cloud éducatif ou un ordinateur ?

Cela dépend du support de stockage

⚠️ Oui, si l'ordinateur est protégé par un mot de passe sur une session personnelle, que les données en question ne sont pas sauvegardées sur un cloud et qu'elles sont détruites lorsqu'elles ne sont plus utiles. ❌ Non, les PV qui contiennent des informations sur la situation scolaire ou familiale des élèves, qui sont susceptibles de constituer des données sensibles, ne doivent pas être stockés dans un cloud. Il n'est donc pas possible de les stocker sur les clouds.

Puis-je stocker sur un cloud éducatif des procès-verbaux (PV) des séances du corps enseignant (décisions de promotion ...) ?

Non

❌ Ces informations sont considérées comme des données sensibles. La plateforme NEO doit être utilisée pour stocker ce genre d'informations.

Est-ce que les préparations de mes cours peuvent être stockées sur un cloud éducatif ?

Oui

✅ Les préparations des cours ne contiennent en principe pas de données personnelles.

Est-ce que mes élèves peuvent déposer leurs devoirs sur un cloud éducatif ?

Oui et non

✅ Oui, à condition que les devoirs soient déposés sur un espace qui demande une identification à l'aide d'un mot de passe. ❌ Non, à l'image des dissertations philosophiques qui contiennent généralement des opinions philosophiques et constituent donc des données sensibles.

Utilisation de la messagerie professionnelle

Les exemples donnés ici concernent uniquement l’utilisation de la messagerie professionnelle, pour autant que son accès soit protégé par un mot de passe (celui de l’application, de l’ordinateur …). Une règle technique empêche de dévier les courriels sur une autre adresse de messagerie.

Est-ce que je peux communiquer avec mes élèves ou leurs parents sur leurs devoirs via mon adresse courriel professionnelle ?

Cela dépend de la nature des informations.

✅ Oui, si ce sont des remarques générales sur le travail de l'ensemble de la classe. ⚠️ Oui, si ce sont des évaluations qui ne sont pas notées (ponctuellement des évaluations notées). ❌ Non, si ce sont des dissertations de type philosophique, notées ou non, qui sont considérées comme des opinions et donc des données sensibles.

Est-ce que je peux communiquer avec les parents d'élèves au sujet de la situation de leur enfant.

Cela dépend de la nature des informations.

✅ Oui, si le courriel contient uniquement des informations telles qu'une absence pour la journée (sans le motif). ⚠️ Oui, s'il contient des données personnelles comme des informations générales sur l'ensemble du travail de l'élève. ❌ Non, s'il contient des données sensibles, comme des informations sur la santé de l'élève, sur l'ensemble de ses évaluations, sur un congé pour motif religieux, des justificatifs d'absence ...

Est-ce que je peux communiquer à la direction ou à mes collègues, des informations sur le comportement ou les progrès d'un élève ?

Cela dépend de la nature des informations.

⚠️ Oui, s'il ne contient que des données personnelles comme des informations générales sur l'ensemble du travail de l'élève ou son comportement et qu'il est nommé. ❌ Non, s'il contient des données sensibles, comme un comportement violent qui peut se rapporter à un problème psychique ou révéler des informations en lien avec la santé.

En tant que maîtresse de classe puis-je transmettre à mes collègues des informations via un cloud educatif ?

Cela dépend de la nature des informations.

✅ Oui, si ce sont uniquement des données non personnelles comme des informations générales sur la classe ou un travail fait par les élèves, sans le nommer. ⚠️ Oui, si ce sont des données personnelles comme des informations générales sur l'ensemble du travail de l'élève et de la ou le nommer. ❌ Non, si ce sont des données sensibles comme des informations sur le comportement de l'élève qui peut dépendre d'un problème de santé, sur sa santé, sur un congé pour motif religieux ...

Plateformes tierces

Une plateforme ou un service tiers désigne une application ou un site web qui n’est pas soumis à un contrat cadre cantonal répondant aux diverses législations (par ex : la récolte et la protection des données des élèves, la publicité, l’autorité parentale, …).

Ces plateformes et services tiers peuvent être utilisés sur différents outils numériques (ordinateurs, tablettes, smartphones). Avant de les utiliser, il est important que le corps enseignant définisse clairement l’activité pédagogique qui sera menée et clarifie les différentes règles d’utilisations avec ses élèves.

Il est aussi nécessaire de lire les conditions d’utilisation concernant la récolte des données personnelles et sensibles et de s’assurer que les données ne sont pas transmises à des tiers (voir exceptions ci-dessous).

Pour rappel, la gratuité des plateformes tierces n’est pas garantie et le modèle économique de chaque plateforme peut changer à tout moment. Lorsqu’une plateforme tierce décide de passer à un modèle économique payant, la pérennité de son utilisation n’est pas garantie.

Est-ce que je peux utiliser des plateformes tierces avec mes élèves ?

Cela dépend des données récoltées

✅ Oui, s'il n'est pas nécessaire de créer un compte pour les élèves et que l'outil choisi est en adéquation avec les objectifs travaillés et l’âge des élèves. Les conditions d'utilisation (admissibilité, contenu publié, ...) propres à la plateforme sont respectées. ⚠️ Si la plateforme ou le service tiers ne peut pas être utilisé sans la création d’un compte élève, une attention particulière sera apportée à la pseudonymisation des identifiants. ❌ Non, si la plateforme ne respecte pas la protection des données personnelles ou les transmet à des tiers.

Est-ce que je peux créer une compte pour mes élèves sur une plateforme tierce ?

Sous certaines conditions

✅ Oui, si la direction de l’établissement a validé l’utilisation de la plateforme, que les parents en sont informés et que le compte des élèves est anonymisé. ❌ Non, s’il n’est pas possible d’anonymiser le compte des élèves. La communication de données personnelles (adresse, date de naissance, numéro de téléphone, etc.) sur les plateformes ou les services tiers est exclue.

Puis-je utiliser l'adresse de courriel des élèves edu-vd pour les inscrire sur une plateforme tierce ?

Non

❌ Les adresses scolaires edu-vd étant nominatives, il n’est pas possible de les utiliser pour la création de comptes. La communication de données personnelles (adresse, date de naissance, numéro de téléphone, etc.) sur les plateformes ou les services tiers est exclue, afin d’éviter le profilage des élèves.

Puis-je utiliser l'adresse privée de mes élèves pour les inscrire à des platformes tierces ?

Cette pratique doit rester exceptionnelle.

✅Oui, si la direction de l’établissement a validé l’utilisation de la plateforme et s’il y a une autorisation signée des parents qui mentionne clairement l’utilisation de données personnelles par la plateforme. Ces informations se trouvent dans les conditions d’utilisation des plateformes. ❌ Non, si la direction ou les parents ne donnent pas leur accord. Si un élève n’a pas la possibilité d’utiliser une plateforme tierce, il est nécessaire de lui proposer une alternative qui garantisse l’équité des chances d’apprentissage.

Est-ce que je peux utiliser l'adresse edu-vd des élèves pour les inscrire sur Tap'Touche ?

Non

❌ Tap'touche est une plateforme tierce mise à disposition par la DGEO, mais qui n'est pas soumise à un contrat-cadre concernant le traitement des données personnelles. Dans ce contexte, l'inscription à Tap'touche doit respecter les mêmes règles que les autres plateformes tierces. Les comptes doivent nécessairement être pseudonymisés. Vous trouverez des exemples sur le portail pédagogique.

Pseudonymiser, anonymiser, quelle différence ?

Définitions

La définition d'anonymisation est de ne pas être reconnu, hors il est difficile d'être anonyme avec les outils numériques, que ce soit à l'école ou dans sa vie privée. Nous préférons le terme "pseudonymisation" car il est plus exact.

Est-ce que je peux utiliser les calendriers Teamup de l'établissement ou des classes pour organiser les joutes sportives ?

Cela dépend des données désposées

✅ Oui, si les informations sont d'ordre organisationnel (lieu, heure, date, classe 9VG1). ❌ Non, s'il contient les listes de classes avec les prénoms et noms des élèves.

Est-ce que je peux déposer les devoirs sur Teamup ?

Cela dépend du type de données

✅ Oui, lorsque Teamup est utilisé comme agenda de classe. ❌ Non, si Teamup contient les devoirs faits par les élèves et qu'ils sont nominatifs.

Droit à l’image

Chaque personne dispose d’un droit de pouvoir gérer sa propre image. Ce droit s’applique aussi dans le contexte scolaire. Il est d’autant plus important d’être attentif à son respect avec l’utilisation des outils numérique qui facilitent la prise de photos, de films ou de sons.
Le droit à l’image s’applique si les élèves sont reconnaissables. Si, par exemple, seules les mains sont filmées ou les élèves déguisés, ce droit ne s’applique pas, mais il convient tout de même de respecter la sensibilité de chaque élève dans ce domaine.

Quand dois-je demander une autorisation aux parents ?

Cela dépend de ce qui est filmé.

✅ Il est nécessaire de demander une autorisation aux parents si leur enfant est reconnaissable. Si par exemple, seules les mains de l'élèves sont filmées, la demande d'autorisation n'est pas nécessaire.

Que doit contenir la demande d'autorisation ?

Pour chaque projet

✅ La demande doit contenir les dates de début et de fin du projet, la description du projet, le lieu de stockage des photos ou du film (ordinateur de l'enseignante, session de l'élève, Scolcast ... protégé par un mot de passe) et avec qui ces images seront partagées (en classe, avec les parents, d'autres élèves ...). Les données devront être effacées à la fin du projet. ❌ Il n'est pas possible de faire une demande générale regroupant tous les projets pour l'ensemble de l'année scolaire.

Si je filme mes élèves à différents moments de l'année, est-ce qu'une seule autorisation suffit ?

Une autorisation par projet

✅ Oui, pour autant que les différents moments concernent le même projet. Par exemple, si les élèves sont filmés lors des cours de langue étrangère pour ensuite pouvoir s’entendre et se corriger, cela peut faire partie d’un seul projet. ❌ Si ce sont plusieurs projets qui concernent des enseignantes et des enseignants différents.

Si les parents signent une autorisation, mais que l'élève n'est pas d'accord d'être filmé, puis-je quand même la filmer ?

Il est nécessaire d'avoir l'accord des parents et celui des élèves.

❌ Les élèves étant mineurs, il est nécessaire de demander l’autorisation des parents. A partir de 10 ans, chaque personne est en droit de choisir si elle veut être filmée/photographiée ou non. Il est donc nécessaire de respecter le choix de l’élève et de lui proposer une alternative.